365xamc.nl    |    Nr29    |    Nr29 blogt      
 
Homepage 365xamc.nl
arbeidsmarktcommunicatietip van de week
 
De tip van donderdag 4 augustus 2011 :

Doorloop de vijf fases voor een optimale bureaubriefing

Categorie: Organisatie | 2.227 keer | Door: Martijn Hemminga

De briefing is het geheel van mondeling en schriftelijk informatie verstrekken omtrent een opdracht aan een (arbeidsmarkt)communicatiebureau, webbureau of andere leverancier. Een goede briefing zorgt ervoor dat u krijgt wat u wilt hebben. Het kost tijd, maar levert de tijdsinvestering dubbel en dwars op. Zeker als u deze 5 stappen volgt.

In de tip van 11 juli heeft u reeds het belang kunnen lezen van een goede briefing. In deze arbeidsmarktcommunicatietip de vijf fases waar een bureaubriefing uit bestaat.

Fase 1: De briefing schrijven

Voor een brief gelden dezelfde regels voor ieder andere opdrachtomschrijving op rapport. Schrijf de brief zo SMART mogelijk: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Onduidelijkheden zullen vroeg of laat voor problemen en oponthoud zorgen. Leg de brief na het schrijven een paar dagen weg en lees deze later nog eens door: is alles wat erin staat nog steeds duidelijk? En laat collega’s de brief ook lezen. Wellicht zie je iets kleins over het hoofd?

Fase 2: Intern draagvlak voor de brief

Voordat je het bureau gaat briefen is het van belang de interne sleutelfiguren de briefing ook te laten lezen. Sleutelfiguren zijn die personen die in een later stadium het concept van de campagne (mede) goedkeuren. Door hen in een vroeg stadium te betrekken bij de brief, creëer je draagvlak en manage op lange termijn de verwachtingen.

Fase 3: De briefing aan het bureau

Het is goed om een briefing te doen in een face-to-face gesprek met het bureau. In een gesprek kunnen nuances gelegd worden die schriftelijk onzichtbaar zijn. Daarnaast moet het eindresultaat een product zijn van een partnership tussen klant en bureau.

Afhankelijk van de opdracht kunnen sleutelfiguren uit de eigen organisatie aanwezig zijn bij de briefing, maar maak de groep niet te groot. Loop de schriftelijke briefing samen met het bureau door en licht waar nodig toe.

Fase 4: De debriefing van het bureau

Tijdens de briefing wordt afgestemd wanneer het bureau de debriefing af komt doen. Ook hierbij is er sprake van een schriftelijke brief dat mondeling wordt toegelicht. Bij het debrief gesprek is het raadzaam om de samenstelling van de aanwezigen hetzelfde te laten zijn als bij de briefing. Het eindproduct van de debrief is uiteindelijk een betere en/of aangescherpte brief.

In de praktijk levert een debriefing vaak veel discussie op, maar dat is ook de bedoeling. Wanneer de discussie pas in een later stadium zou ontstaan, zouden de gevolgen veel groter kunnen zijn. Door veel tijd en energie in het begin te investeren is de kans op een goed eindresultaat echter vele malen groter.

Fase 5: Monitoring en evaluatie

In de brief staat een planning wanneer wat moet worden opgeleverd. In deze laatste fase wordt de totstandkoming van de campagne gemonitored en uiteindelijk geëvalueerd. Is uiteindelijk alles geleverd wat is afgesproken?

Recente arbeidsmarktcommunicatietips

19-12-2012 | Met korting naar de Wintercourse Arbeidsmarktcommunicatie
11-12-2012 | Infographic: Hoe generatie Y denkt over werk en technologie
05-12-2012 | Laat sollicitanten een dag meelopen
27-11-2012 | Het Employer Brand Netwerk
20-11-2012 | Infographic: woordgebruik in vacatureteksten

Reageer


Naam (verplicht)

E-mail, wordt niet getoond (verplicht)

Website